Kommt der Steuerprüfer ins Haus, klingeln bei den meisten Unternehmen die Alarmglocken. Und dies nicht zu Unrecht. Eine aktuelle Online-Umfrage von Saga Software unter mehr als 1.800 kleinen und mittleren Unternehmen zeigt ein alarmierendes Ergebnis:

Die wenigsten kleinen und mittleren Unternehmen halten sich wirklich an die Kriterien des Finanzamtes und bringen sich damit selbst in Gefahr. Denn bei Verstößen gegen die Auflagen des Fiskus droht im negativsten Fall sogar die Insolvenz durch Zahlungsunfähigkeit. Auf der anderen Seite entginge dem Staat ohne Steuerprüfungen eine hohe Einnahmequelle.

Allein im Jahr 2004 erzielte er über 13 Milliarden Euro zusätzlich durch Steuerprüfungen. Dass es auf Unternehmensseite nicht zu einem finanziellen Fiasko kommen muss, beweisen Unternehmer, die wissen, auf welche Kriterien das Finanzamt achtet und wie man sie erfüllt.

Der Richtsatz als Richtschnur über die Rechtmäßigkeit

Der Steuerprüfer achtet bei seiner Prüfung vor allem auf Unregelmäßigkeiten, stark abweichende Werte oder ungewöhnliche Verhältnisse. Um zu ermitteln, ob sich Umsatz- und Gewinnzahlen in einem branchenüblichen Rahmen befinden, orientiert sich das Finanzamt an so genannten Richtwerten, die aus Durchschnittswerten statistisch ermittelt werden.

Bedenklich ist, dass lediglich 19 Prozent der befragten Unternehmen ihre Geschäftsergebnisse mit den Richtwerten vergleichen oder regelmäßig überprüfen. Mehr als 40 Prozent der Unternehmen ist der Begriff Richtsatz sogar gänzlich unbekannt. Und weitere 40 Prozent kennen zwar diesen Begriff, haben ihre eigenen Zahlen aber noch nie auf ihre Konformität mit den Richtsätzen überprüft.

Revisionssichere elektronische Datenaufbewahrung

Die Aufbewahrung der steuerrelevanten Daten ist gesetzlich geregelt. Seit 1995 gelten die "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) und seit 2002 die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU). Auf die Frage, ob die Unternehmen gewährleisten, dass digitale Unterlagen wie Lohnabrechnungen sechs Jahre oder Jahresabschlüsse sogar zehn Jahre lang revisionssicher gespeichert und über den gesamten Zeitraum hinweg maschinell ausgewertet werden können, antworteten 40 Prozent der Unternehmen, noch papierbasiert zu arbeiten.

Und 53 Prozent der Unternehmen können dem Steuerprüfer die Daten noch nicht elektronisch zur Verfügung stellen, obwohl dies durch die GDPdU seit 2002 verpflichtend ist und die elektronische Steuerprüfung 2006 zum Regelfall wird. Ein Lichtblick hingegen: Immerhin haben 40 Prozent der KMUs durch die Einführung entsprechender EDV-Systeme wie ERP-Lösungen oder Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssysteme dieses Problem behoben und kommen so den Vorschriften nach.

Ordnungsgemäße Buchführung: Note mangelhaft

Nach einem Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofes (BFH) gehören alle Dokumente zu einer ordnungsgemäßen Buchführung, die notwendig sind, Geschäftsvorfälle "in ihrer Entstehung und Abwicklung" verfolgen zu können. Nur 31 Prozent der Befragten erfüllen jedoch dieses Kriterium und erfassen ihre gesamten Angebote zzgl. Rechnungen und anderen Belegen.

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