Die Prozesse zur Ausschreibung von Outsourcing-Dienstleistungen gestalten sich meist schwieriger als erwartet und können bei der Auswahl des Servicepartners weitreichende Fehlentscheidungen zur Folge haben. Um diese Risiken zu vermeiden, ist nach den Erkenntnissen des Beratungshauses Active Sourcing ein klar strukturierter Ablauf auf Basis praxisbewährter Vorgehensweisen erforderlich.

Outsourcing-Strategien lassen sich nicht kurzfristig realisieren, sondern benötigen im Gegenteil eine realistische Terminierung der verschiedenen Planungsschritte. So verstreichen üblicherweise allein schon für die Ausschreibung der IT-Leistungen zwei bis drei Monate. Für die Durchführung von Vertragsverhandlungen ist je nach Komplexität und Umfang der auszulagernden Dienstleistungen mit weiteren drei bis sechs Monaten zu rechnen.

Für eine konstruktive Mischung der Kandidaten sorgen

Die Vorauswahl der Anbieter beginnt in der Regel mit einer genauen Klärung, ob die betreffenden Provider überhaupt die gewünschten Dienstleistungen auf dem gewünschten Qualitätsniveau erbringen können. Um die erforderliche Entscheidungssicherheit zu erlangen, welche Anbieter mit ins Rennen genommen werden sollen, bedarf es deshalb bereits zu Beginn der Ausschreibung einer zielgerichteten Kommunikation. «Sie hat durchaus den Charakter einer ersten Selektion», betont Active Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet. Zudem sei auf die Struktur der möglichen Outsourcing-Partner zu achten und eine gute Mischung vorzunehmen. «Dafür gilt es, zunächst möglichst passend wirkende Partner nach Grösse, Branchenreferenzen sowie Servicequalität auszuwählen und sie dann bewusst durch ein oder zwei Herausforderer zu ergänzen. Unter Herausforderern sind solche Provider zu verstehen, die sich bei den Services als kompetent erweisen und auch von der Grösse her passen, aber in der Branche noch wenige Referenzen haben», so der Geschäftsführer des auf Outsourcing spezialisierten Beratungshauses. Dies erzeugt nach seinen Erfahrungen ein konstruktives Spannungsfeld. «Durch die Unterschiedlichkeit entsteht ein interessanter Wettbewerb mit positiven Überraschungen, bei dem am Ende sehr oft innovative Vorschläge und auch geringere Preise zustande kommen.»