Durch den steigenden Kostendruck und die wachsenden Versorgungsansprüche schließen sich immer mehr Ärzte in Gemeinschaftspraxen und Medizinischen Versorgungszentren zusammen. Die Vorteile bei Abrechnung und Patientenbetreuung gehen allerdings mit einem hohen Organisationsaufwand einher. Meist koordiniert ein zentraler Hauptserver über hochverfügbare, teure Standleitungen die Daten der verschiedenen Standorte.

Fallen diese aus, kann in den Zweigstellen nicht weitergearbeitet werden. Die auf Praxissoftware spezialisierte Indamed GmbH stellt auf der diesjährigen MEDICA in Düsseldorf eine Alternative vor: Ein innovativer Algorithmus sorgt dafür, dass Haupt- und Zweigstellenserver ständig abgeglichen werden. So hat jede Praxis alle Daten vorliegen und kann bei Leitungsausfall autonom weiterarbeiten. Dieses Exchange-Modul ist Teil des Programms Medical Office, das alle Aufgaben der Praxisverwaltung begleitet – von der Datenerfassung über die Abrechnungen bis zur Rezeptkontrolle und Terminvergabe.

Um Systembehinderungen aufgrund hoher Datenvolumina oder Arbeitsunterbrechungen durch Netzwerkstörungen zu vermeiden, wird für Medical Office Exchange in jeder Praxis ein Computer als Server eingerichtet. Über eine geschützte VPN-Internetleitung tauschen diese verschiedenen Standorte in Echtzeit ihren momentanen Datenstand aus, wobei eine differenzierte Rechteverwaltung die Vertraulichkeit der Patienteninformationen sicherstellt. Da somit überall dieselben, aktuellen Informationen vorliegen, kann jede Praxis auf dieser Basis weiterarbeiten, sollte die Verbindung unterbrochen werden. Die währenddessen neu eingetragenen Daten werden lokal gespeichert und dem restlichen Netzwerk übermittelt, sobald die Leitung wieder steht.

Das Eingreifen eines Technikers oder Änderungen in der Konfiguration sind nicht nötig, die Umstellung erfolgt automatisch. Zudem kann durch die dezentrale Struktur jede Praxis mit der vollen Geschwindigkeit ihres eigenen Netzwerks arbeiten. Auch die Anbindung an medizinische Geräte, bildgebende Systeme und Kartenleser ist an jedem Standort ohne Einschränkungen möglich.  

Da man je nach Praxisgröße zwischen sehr leistungsstarken, aber auch ressourcenhungrigen Oracle-Datenbanken und schlankeren, kostenfreien Firebird-Datenbanken wählen kann, halten sich die Hardwareanforderungen in Grenzen. Zusätzlich kann ein Notebook als Notfallserver deklariert werden und bei einem Ausfall des eigentlichen Praxisservers einspringen. Dazu werden einfach alle anfallenden Daten in Echtzeit auf den gewünschten Rechner gespiegelt. Da das Notebook somit über den gesamten Bestand an Patientendaten verfügt, kann man damit beispielsweise auch zuhause die Abrechnung erledigen oder die digitale Akte zu einem Hausbesuch mitnehmen.  

Patientendaten werden bei Behandlung und Abrechnung automatisch überprüft

Das elektronische Krankenblatt steht im Zentrum der Praxismanagementsoftware Medical Office. Hier werden alle Informationen zusammengefasst, von Risikofaktoren und Medikamenten bis zu den Daten medizinischer Geräte. Somit sind darin alle wichtigen Angaben – die entsprechenden Zugriffsrechte vorausgesetzt – einheitlich zugänglich. In der integrierten Auftragsverwaltung lassen sich umfangreichere Untersuchungen oder spezielle Leistungen strukturiert anordnen, kontrollieren und dokumentieren. Diese detaillierten Patienteninformationen können in Verbindung mit den direkt in das System integrierten Datenbanken, wie ICD, OPS und Medikamentenliste, auch bei der Behandlung unterstützen. So vergleicht die Software zum Beispiel beim Ausstellen eines Rezepts die Patientenangaben mit den Anmerkungen und Inhaltsstoffen des gewünschten Präparats und weist auf etwaige Risiken durch Allergien oder Wechselwirkungen mit anderen verschriebenen Medikamenten hin.

Auch die Abrechnung erfolgt ähnlich automatisiert: Für den Abrechnungsdatentransfer zur Krankenkasse durchlaufen die relevanten Patientenakten eine Prüfung, an deren Ende alle Verletzungen der Gebührenordnung angezeigt werden. Hat man die Fehler korrigiert, erstellt der Computer die notwendigen Daten selbstständig. Ebenso sind Mischabrechnungen nach §302 oder EBM möglich. Um bei Privatversicherten die Übersicht zu behalten, werden alle ausgestellten Rechnungen in einer „Offene Posten“-Liste geführt. Anhand dieser werden nach einem frei wählbaren Zeitraum für alle nicht beglichenen Außenstände Mahnungen gedruckt. Wo eine externe Buchhaltung die Finanzverwaltung übernimmt, können alle Angaben auch über eine Schnittstelle exportiert werden.    

Das gesamte Medical Office-Paket ist komplett werbefrei und wird rein über grafische Oberflächen gesteuert, tiefgehende Softwarekenntnisse sind nicht nötig. Bei Fragen stehen eine kontextabhängige Hilfe sowie eine Hotline zur Verfügung. Das Programm ist mit allen Windows-Betriebssystemen ab 32-Bit kompatibel. Wer sich selbst ein Bild von der Praxismanagement-Software machen möchte, kann diese auf der MEDICA am Stand von Indamed in Halle 15, Stand C16 testen. Mitarbeiter des Unternehmens stehen hier auch für Beratungsgespräche zur Verfügung.