Längst ist Business Intelligence nicht mehr nur für die Vorstandsebene interessant. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen aber gewinnbringend mit einer BI-Lösung arbeiten sollen, desto genauer muss die Plattform geplant und ausgewählt werden. Experten sind sich einig: Business Intelligence trägt nur dann zum Unternehmenserfolg bei, wenn die Mitarbeiter die jeweilige Lösung gerne nutzen.
Die Beliebtheit ist nicht nur eine Frage der ansprechenden Benutzeroberfläche. Es kommt vor allem auch auf die Auswahl einer Lösung an, die sowohl den Bedürfnissen von Anwendern und Unternehmen entspricht, als auch im Hinblick auf eine langfristige Nutzung variabel und anpassbar ist.
Welche Faktoren bei der Wahl des Produkts wichtig sind, hat Information Builders in fünf Ratschlägen zusammengefasst:
1. Die Ziele exakt abstecken
Unabdingbar ist es, von Anfang an den Zweck zu kennen, dem die BI-Lösung später dienen soll. Es muss also beispielsweise bekannt sein, welche Nutzergruppen mit der Lösung arbeiten werden: Nur das Management, oder auch das Controlling? Weitere Fachabteilungen wie der Vertrieb? Je klarer die Anforderungen definiert sind, desto passender kann die BI-Lösung ausgewählt werden. Weitere zu berücksichtigende Ziele sind beispielsweise: Detailtiefe oder Aggregation der Reports, Aktualität der Daten, Geschwindigkeit des Reportings oder Zugriff durch externe Nutzer.
Erfahrungsgemäß lassen sich die Ziele leichter definieren, wenn die momentanen Schwachstellen bei Reporting, Prozessen, Datenmanagement und Datenerfassung im Detail bekannt sind. Diese Informationen lassen sich aus den Fachabteilungen leicht beschaffen.
2. Eine umfassende Ist-Analyse
Ein (vermeintliches) BI-Tool gibt es mit großer Sicherheit in jedem Unternehmen: Microsoft Excel. Welche weiteren BI-Ansätze gibt es bereits im Unternehmen und können diese eventuell weiter verwendet werden? Außerdem gilt es zu klären, ob die operativen Systeme bereits die notwendigen Daten liefern können. Falls nein, wie können die Analysen dann erstellt werden?
Wichtig ist auch die Frage nach dem Wissen der Mitarbeiter: Gibt es bereits Erfahrungen mit BI-Lösungen, welche Kollegen können beim BI-Projekt unterstützen und wer ist in der Lage, später mit einem BI-System umzugehen?
3. Schaffen eines BI-Kompetenzteams
BI ist kein Projekt der IT-Abteilung. Diese muss die Lösung zwar einführen, den Bedarf definieren aber die Fachabteilungen, die später täglich mit der Lösung arbeiten. Am effizientesten ist demnach ein BI-Kompetenzteam, auch BI Competence Center genannt, dem Mitglieder der IT-Abteilung, der Fachbereiche und am besten auch des Managements angehören. Nur wenn alle Gruppen am gleichen Strang ziehen und die Rückendeckung der Unternehmensführung haben, wird das BI-Projekt ein Erfolg.
4. Überblick über Lösungsansätze verschaffen
Grundsätzlich lässt sich die BI-Welt in zwei Teile aufspalten: umfassende Business-Intelligence-Suiten eines Lieferanten einerseits und Lösungen verschiedener Hersteller (Best of breed), die miteinander kombiniert werden, andererseits. Prinzipiell lässt sich sagen: Soll für jede Abteilung die jeweils optimale Lösung gefunden werden, dürfte an Best of breed kein Weg vorbeiführen. Auch dezentral organisierte, sich ständig weiterentwickelnde Unternehmen fahren mit Best of breed besser. Suiten sind hingegen meist günstiger anzuschaffen und auch zu unterhalten: IT-Abteilung und Anwender müssen nur für ein Produkt geschult werden.
5. Den Praxistest entscheiden lassen
Sind alle Anforderungen genau definiert, empfiehlt sich ein Test der verschiedenen, in Frage kommenden Lösungen. Wurde der Anforderungskatalog komplett im eigenen Unternehmen erstellt, ist ein Check der Liste durch einen erfahrenen BI-Lösungspartner zu empfehlen.
Ist der Katalog fertig und verifiziert, erstellen die BI-Lieferanten auf Basis realer Nutzdaten und anhand des Anforderungskatalogs einen Proof of Concept. Damit können dann alle Beteiligten - IT-Abteilung, Fachbereiche, Management und BI-Partner - schnell ersehen, ob die Lösung geeignet ist, die zuvor definierten Ziele des Unternehmens zu erreichen.
