Schluss mit den rund 40 Suchminuten, die nahezu jeder Büroangestellte täglich für das Auffinden von Dokumenten in Papierform oder auf Servern seines Unternehmens an Arbeitszeit verschwendet. Als Alternative für meterhohe Aktenwände und unauffindbare Verwaltungsvorgänge bietet sich seit Sommer 2009 eine verblüffend einfache und kostengünstige IT-Lösung aus Greifswald an, die ohne klassische Datenbanken auskommt: die quinsee-eAkte.

Damit können Bau-, Planungs- und Verwaltungseinrichtungen, die mit ungezählten Verträgen, Plänen, Angeboten und Dienstleistungspartnern zu tun haben, ihre Aktenwände zu Gunsten einer langfristigen und revisionssicheren elektronischen Archivierung langsam einstauben lassen. Das auch bei Mittelständlern problemlos einsetzbare System der dr.heydenreich GmbH ersetzt „Eigenbau“-Archivlösungen durch elektronisches Dokumenten-Management mit Effizienz. Das browserbasierte Tool, das – ähnlich wie Google & Co. - sofort von jedem Mitarbeiter ohne Einarbeitung genutzt werden kann, sorgt für spürbare interne Aufwandssenkung. Motto der Verwaltungsinnovation: „Einfacher und schneller als alle anderen Lösungen am Markt!“

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Intelligentes Dokumenten-Handling á la quinsee kann beispielsweise in Klinken „bis zu 50 Prozent Zeit- und Kosteneinsparung gegenüber derzeitigen Lösungen bringen“, erläutert Geschäftsführer Dr. Frank Heydenreich den nachgewiesenen Nutzwert seines neuartigen Recherche- und Ablagesystems. Auch in bestehende Systeme kann die Neuentwicklung mit wenig Aufwand integriert werden. Als einer der ersten Nutzer im Gesundheitswesen konnte die für Planungs- und Objektbetreuung von Krankenhäusern und Kliniken verantwortliche Medbau GmbH zahlreiche Verwaltungsprozesse beschleunigen. Bisher waren dort alle Verträge in Papierform abgelegt worden. Mit Einführung von quinsee und nach digitaler Erfassung sowie Umwandlung sämtlicher Vertragsunterlagen aus den Aktenschränken in das PDF-Format hat die Gesellschaft die Informationsflut im Vertragswesen jetzt voll im Griff. Prokurist Helmut Unützer nennt die Neuerung eine „perfekte Lösung“. Die lästige Suche nach Unterlagen entfalle; die tägliche Zeitersparnis sei enorm.

Mit der neuen Intranet-Suchmaschine und dem bewährten PDF-Format werden zwei Standardtechnologien für die zentrale elektronische Komplett-Datenhaltung zusammengeführt. Wichtiger Nebeneffekt: Bislang unumgänglichen Papier-Kopien entfallen ebenfalls komplett; sämtliche Vorgänge sind von den berechtigten Mitarbeitern schnell auffind- und einsehbar.

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